Un projet est à la fois ce qu'on a l'intention de faire et l'estimation des moyens nécessaires à cette réalisation. Il se construit sur un ensemble d'actions visant un résultat défini, connu et mesurable.
De l'idée de départ à l'évaluation des résultats, un certain nombre d'étapes clés balisent la vie du projet, elles sont ici brièvement rappelées et quelques outils vous sont proposés.
Etape 1 : clarifier l'idée
Commencez par répondre à ces deux questions :
- Qu'est-ce que je veux faire ? QUOI ? (les objectifs)
- Qu'est-ce que j'en attends ? Pour moi, pour les autresâ?¦ ? POURQUOI ? (les finalités)
...avant de se demander AVEC QUI et COMMENT.
Ne vous y trompez pas, répondre à ces deux petites questions peut prendre un certain temps. Mais plus vous serez clair dans votre tête plus vite vous avancerez ensuite.
Une conduite participative va aider Voir la fiche
L'exercice du brainstorming va favoriser l'approfondissement des objectifs et des finalités. Les projets peuvent avoir plusieurs objectifs : des principaux et des secondaires. Les cartes heuristiques peuvent aider à structurer la réflexion. Voir la fiche
Etape 2 : faire l'état des lieux
Cette étape va vous servir à savoir vos atouts et vos faiblesses.Grosso modo, vous devez rechercher trois grandes catégories d'information :
- Qui fait quoi ? Qui sont les principaux acteurs ?
- Comment ? Quels sont les méthodes, les procédures, les réglementations, les outils employés ?
- Avec quoi ? Quelles sont les ressources humaines, financières et matérielles à réunir ?
Pour vous aidez vous pouvez vous reporter aux outils de diagnostic partagé
Etape 3 : élaborer le budget prévisionnel
Cette étape va servir à savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et si vous êtes en mesure de réunir les financements nécessaires (les recettes).
Le budget prévisionnel doit refléter fidèlement l'analyse de vos besoins et les ressources que vous avez ou que vous comptez réunir. Soyez sûr d'une chose, c'est sur
cet élément du dossier que vos interlocuteurs jugeront, d'un coup d'oeil, du sérieux de votre motivation et de la rigueur de votre démarche. Il doit être équilibré.
Etape 4 : formaliser le projet
C'est une étape essentielle. Cette formalisation est le préalable à la recherche de partenaires. Vous avez réuni suffisamment d'éléments pour monter le dossier de présentation de votre projet. Votre objectif maintenant est de convaincre, pas de faire de la littérature.
Concrètement vous êtes désormais en mesure de répondre aux questions suivantes : Qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment, où, combien ? Qui ? Porteur et origine du projet.
Pour réaliser ce dossier court, clair, motivant, crédible et évolutif vous pouvez être amener à approfondir des actions. Le QQCOQP et l'atelier boule de neige peuvent vous servir:
- QQCOQP Voir la fiche
- Atelier boule de neige Voir la fiche
- Métaplan et priorisation Voir la fiche
- Arbre à problème et théorie des cailloux Voir la fiche et voir une vidéo illustrant la théorie des cailloux
Etape 5 : trouver des partenaires
Cette étape va servir à vous donner les moyens d'aller au bout de votre idée et de réaliser votre projet dans les meilleures conditions. C'est l'épreuve de vérité car vous allez confronter votre idée aux regards critiques de professionnels qui n'ont généralement pas beaucoup de temps à vous consacrer.
Etape 6 : bâtir le plan d'action
Ce plan d'action va servir à savoir ce qu'il y a à faire, qui doit le faire et quand. Le plan d'action est le tableau de bord du projet. Il est à la fois votre pense-bête et votre signal d'alarme si vous sortez des clous.
Il permet :
- D'organiser votre travail en grandes étapes.
- De planifier dans le temps les activités et les tâches de chaque étape.
- De visualiser l'état d'avancement du projet. Voir la fiche
Etape 7 : communiquer
Va servir à se doter de moyens supplémentaires, parfois essentiels, à la réussite du projet : le savoir-faire et le faire-savoir sont indissociables. Il faut au préalable être au clair sur qui vous êtes, ce que vous faîtes et à qui vous vous adressez. Ensuite :
- Cerner les cibles prioritaires (qui? pourquoi?)
- Définir le message (quoi? pour qui?)
- Choisir les moyens (quels supports? combien?)
Etape 8 : réaliser le projet
Vous passez alors des idées au projet, de la réflexion à l'action.
Etape 9 : évaluer et rendre compte
Cette étape est essentielle pour prendre du recul par rapport au projet. Elle permet de regarder dans quelle mesure les objectifs ont été atteints (pas du tout, partiellement, en totalité) et à identifier les erreurs à ne plus faire. En bref, à vous donner les moyens de continuer...mieux.Voir la fiche
Etape 10 : prolonger l'action
Cette dernière étape sert à consolider et développer le projet. Elle suppose d'avoir anticipé les prolongements et les moyens de leur mise en œuvre.
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